هل بدأت مشروعك الصغير للتو؟ أم أنك قد اجتزت شوطاً كبيراً على طريق الأعمال ولكنك مازلت تعاني من عقبات تعرقل دون نجاح مشروعك حتى الآن، لا تتفاجأ عزيزي الرائد أنه كان ولابد أن يحدث هذا الأمر المحتم، فنجاح المشاريع يعتمد على عدد كبير من الأمور الهامة، والتي تبدأ بوضع ميزانية المشاريع والتي ستدرك فيما بعد أهميتها الكبيرة، وبالرغم من كونها تبدو لك عملاً شاقاً إلى حد كبير، إلا أنها تشبه تقريباً وضع ميزانية شخصية بحيث يمكنك احتساب ما تمتلكه وما ستقوم بإنفاقه بالفعل في المستقبل، ومن ثم تحديد مدخراتك النهائية وتنميتها، في هذا المقال من اعقلها سنتحدث بشكل عميق عن الميزانية وأنواعها وأهميتها الكبيرة، وكيف يمكن وضعها بسهوله، ترقب معنا حتى النهاية.
ما هي ميزانية المشاريع ؟
هو مجموع التكاليف الإجمالية من الأموال التي تم تحديدها لتحقيق أهداف معينة بالمشروع في فترة زمنية محددة.
الهدف من إدارة الميزانية هو التحكم في تكاليف المشروع بشكل عام وفقاً للميزانية الموضوعة لتحقيق أهداف المشروع، ومن هنا اترك لنا مجالاً لنضع لك معياراً للمشروع الناجح، فالمشروع الناجح هو الذي تتوافر فيه عدة من الشروط، أولها أن يتم تسليمه في الموعد المحدد له ووفقاً للميزانية المحددة مسبقاً، محققاً في النهاية الأهداف المرجوة ومتوافقاً مع معايير الجودة.
أنواع ميزانية المشاريع
ميزانية المشاريع تساعد وبشكل فعال على إدارة الموارد وتنميتها بشكل ملحوظ.
وهناك عدد من أنواع الميزانيات التي تعتمد عليها الشركات وأصحاب المشاريع بشكل كبير لتطوير مواردها، إليك مجموعة من أكثر الأنواع شيوعاً:
Master budget ( الميزانية الرئيسية)
هي مجموعة الميزانيات الفردية للشركة، والتي تقدم صورة متكاملة من النشاط المالي الخاص بالمشروع أو الشركة.
تجمع هذه الميزانية بين عدد كبير من العوامل مثل المبيعات، ونفقات بدء التشغيل، والتدفق النقدي حتى تتمكن المشاريع والشركات من وضع أهداف محددة، تعمل هذه الميزانية تحديداً وبشكل أفضل مع المشاريع الكبيرة.
Operating budget ( ميزانية بدء التشغيل)
من أكثر أنواع ميزانية المشاريع الشائعة هو ذلك النوع من الميزانيات، وتعمل هذه الميزانية على توقع النفقات المحتملة والإيرادات في فترة زمنية معينة، ومن الأمور التي يجب وضعها في الاعتبار أثناء استخدام تلك الميزانية هي النفقات العامة ونفقات الموظفين والإيرادات، يمكن إنشاء تلك الميزانية على أساس شهري أو سنوي أو حتى أسبوعي.
Cash flow budget (ميزانية التدفق النقدي)
ويعتمد هذا النوع من الميزانيات على تحديد التدفق النقدي للمشروع، ويمكن أن تساعد تلك الطريقة على احتساب ما إذا كان المشروع يدير ميزانيته ونفقاته بشكل سليم، ولتطبيق تلك الميزانية لابد وأن تضع عين الاعتبار الحسابات وغيرها من الأمور للتأكد من أن المشروع يمتلك المال والنقد الكافي لإدارة ومواصلة العمل.
Financial budget ( الميزانية المالية)
تستخدم هذه الميزانية في تحديد نظرة عامة عن نفقات المشروع مقارنة بالإيرادات الحاصة به.
Static budget (الميزانية الثابتة)
وتختلف هذه الميزانية عن ميزانية المشاريع الأخرى، لأنها ميزانية ثابتة لا تتغير بالعوامل المتغيرة في المشروع مثل الإيرادات والمبيعات.
أهمية عمل ميزانية للمشاريع الصغيرة والمتوسطة
هناك أهمية كبيرة لإعداد ميزانية المشاريع لا يمكن التغاضي عنها للأسباب التالية:
تساعدك على التخطيط بشكل أفضل
تساعد الميزانية على التخطيط الفعال للمشروع، حيث تمكنك من التعرف على الموارد المتاحة واستخدامها بشكل فعال.
تحديد الأولويات
في بعض الأحيان تكون الميزانية والنفقات في بداية المشروع غير وافية لإكمال المشروع، ستساعدك ميزانية المشروع في التعرف على الأولويات التي يجب إكمالها في المشروع بشكل عاجل.
أداة إدارية فعالة
يمكن لأصحاب المشاريع استخدامها كأداة فعالة ويدوية للتحقق من أن كل فريق يقوم بتحقيق الأهداف وفقاً للميزانية ومراقبة أي انحرافات في الأهداف قد تعرقل دون سير المشروع وإكتماله.
كيف تضع ميزانية المشاريع خطوة بخطوة
إن وضع ميزانية المشاريع أمراً غاية في السهولة، إليك خطوات وضعها خطوة بخطوة:
راقب أرباحك
ويمكن هذه المرحلة من مراحل قياس وتحديد ميزانية المشاريع في دراسة وتحليل الإيرادات بشكل مفصل كالأشهر التي ارتفعت فيها الإيرادات أو انخفضت في شهر ما، فهذه الخطوة تمثل أهمية كبيرة، خاصة أن تلك البيانات الدقيقة ستساعدك فيما بعد على التنبؤ والاستعداد للأشهر المزهرة والمنخفضة الإيرادات.
راقب نفقاتك الثابتة
بصفتك صاحب مشروع صغير كان أو متوسط لابد وأن تتعرف بشكل جيد على نفقاتك الشهرية، فإذا كنت قادر على تحديد نفقاتك من رواتب عمالة وتأمينات وإيجارات، فأنت على قدر كافي من المسئولية لوضع ميزانية المشاريع
ضع عين الاعتبار نفقاتك المتغيرة
في المشاريع لابد وأن تركز بشكل أساسي على النفقات المتغيرة والطارئة، فلابد أن تضع في اعتباراتك أن بعض الموظفين لديك قد يمرون بظروف صحية قد تضطرك في هذه الحالة لتعيين موظف آخر بصورة مؤقتة، يمكن أن تشمل تلك النفقات التسويق والإعلانات وما إلى ذلك.
استخدم برامج المحاسبة لتتبع ميزانيتك
قم بتضمين التفاصيل الخاصة بميزانيتك ومشروعك في تطبيق للمحاسبة، أو حتى يمكنك استخدام ملفات الاكسيل لإعداد ميزانتيك.
ستساعدك تلك الطريقة في تتبع ميزانتيك مقابل الإيرادات، والتي ستساعدك في التعرف على مدى دقة ميزانيتك من عدمها، ومن ثم التعديل عليها.
ما يجب مراعاته عند وضع الميزانية
هناك عدة أمور عليك أن تضعها في اعتبارك أثناء تحديد ميزانية مشروعك الخاص، لتضمن بشكل كبير نجاحه على المدى الطويل.
- كن دقيقاً بشأن إيراداتك، فاحرص على إدخال أرقام دقيقة ومفصلة قدر الإمكان، وضع في الاعتبار أن تضع ميزانية لنمو في مشروعك يتراوح ما بين 5:10 %.
- ضع في اعتبارك نمو المشروع فيما بعد، فهو من الأمور الهامة عند احتساب الإيرادات، فمهما كان نشاطك التجاري إذا كنت تديره بشكل صحيح فستتمكن من تحقيق قدر كبير من الإيرادات بلا منازع وهذا سيؤدي إلى زيادة النفقات بكل تأكيد.
- حدد نفقات للأمور الغير متوقعة، خاصة إذا كنت تدير مشروعك بتدفق نقدي محدود.
- حدد أهدافك طويلة المدى قبل استكمال ميزانيتك، هل تخطط لزيادة قاعدة عملائك؟، هل تخطط لإنشاء مكان فعلي لمشروعك؟، قم بتضمين هذا ضمن ميزانيتك.
أفضل برامج المحاسبة للتبع ميزانية المشاريع
هناك عدد من التطبيقات التي قد تساعدك في تتبع وإعداد ميزانيتك، خاصة إذا كنت من رواد الأعمال الذين يمتلكون مشاريع صغيرة، الق نظرة عليها:
Xero
يمكنك هذا البرنماج من إعداد ميزانيتك من خلال مدير الميزانية الخاصة بهم.
يمكن تحديد تاريخ بدء الميزانية وإعدادها حسب المدة التي تتناسب مع مشروعك.
يمكنك الاختيار ما بين 3، 6، 12، 24 شهراً، يتيح لك هذا التطبيق مقارنة أي ميزانية بإجمالي الربح الفعلي.
QuickBooks
يتيح لك هذا التطبيق المتوافر عبر الإنترنت من إعداد ميزانيتك الخاصة سواء كانت سنوية أو شهرية وملئ البيانات المطلوبة.
في نهاية هذا المقال من موقع اعقلها المميز وقد تعرفتم معنا على ميزانية المشاريع وأهميتها الكبيرة وأنواعها، وكيف يمكن القيام بها.
الآن نحن نرغب في تذكيرك أن اعقلها من المواقع الشهيرة التي قد تساعدك في إنشاء مشروعك وعمل دراسة جدوى له بما يحقق الفائدة مستقبلاً، يمكنك التواصل معنا عبر حسابتنا على تويتر، انستاجرام، وتيك توك.
اقرأ أيضاً: ما هو تقييم المشروع وأهميته
قد يهمك أيضاً: الجرد السنوي وكيفية تحليله
